Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Verantwortlicher ist:

Bei Datenschutzfragen, Datenanfragen oder Beschwerden kontaktiere uns unter [email protected].

2. Wann diese Datenschutzerklärung gilt

Diese Datenschutzerklärung gilt, wenn du:

• unsere Website besuchst;
• ein Konto erstellst;
• eine Vorprüfung, ein Aufnahmeformular, ein Bestellformular, einen jährlichen Fragebogen, ein Support-Formular oder einen Compliance-Fragebogen ausfüllst;
• unsere Leistungen kaufst, verlängerst, kündigst oder nutzt;
• uns bittest, eine bestehende LLC zu unterstützen, zu prüfen, zu übertragen oder zu onboarden;
• Identitäts-, Unternehmens-, Steuer-, Banking-, Adress-, Post-, Anbieter- oder Compliance-Dokumente hochlädst;
• Dokumente, Formulare, Autorisierungen, Einreichungen oder Anweisungen freigibst, unterschreibst oder einreichst;
• eine Erstattung, Stornierung, einen Übergang, eine Übergabe, eine Streitprüfung oder eine Reaktion auf eine Rückbuchung anforderst;
• mit uns per E-Mail, Dashboard, Formular, Chat, Anruf, Meeting oder über einen anderen Kanal kommunizierst;
• mit unserem Service verbundene Adress-, Registered-Agent-, Postweiterleitungs-, Dokumentenspeicher-, Signatur- oder Compliance-Abläufe nutzt.

3. Personenbezogene Daten, die wir erheben

Wir erheben je nach Nutzung des Service unterschiedliche Arten personenbezogener Daten.

3.1 Kontodaten

Dazu können dein Name, deine E-Mail-Adresse, ein Passwort-Hash, Kontoeinstellungen, Sprachpräferenz, Anmeldeaufzeichnungen, Kontostatus, Authentifizierungsdaten, Sicherheitsdaten, der Status der Zwei-Faktor-Authentifizierung und Nutzerberechtigungen gehören.

Wir speichern dein Passwort nicht im Klartext.

3.2 Kontakt- und Kommunikationsdaten

Dazu können deine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer (falls angegeben), Abrechnungskontakt, Support-Nachrichten, Onboarding-Nachrichten, interne Servicenotizen, Anhänge, Korrespondenz, Anbieternachrichten, Meeting-Notizen und Kommunikationsverlauf gehören.

Wenn wir Anrufe oder Meetings aufzeichnen, tun wir dies nur, soweit gesetzlich zulässig, und, wo erforderlich, mit Hinweis oder Einwilligung.

3.3 Bestell- und Servicedaten

Dazu können dein gewähltes Paket, der gewählte Bundesstaat, die gewählte Adress- oder Registered-Agent-Option, Abrechnungsstatus, Verlängerungsstatus, Bestellnummer, Checkout-Daten, Servicestatus, Gründungsfortschritt, Status des Dokumentenablaufs, Status des ersten Compliance-Zyklus, jährliches Compliance-Paketjahr, Logik des Einreichungsjahres, Verlängerungszyklus, Stornierungsanfragen, Erstattungsanfragen, Übergangsanfragen und Übergabestatus gehören.

3.4 Gründungs- und Unternehmensdaten

Dazu können gehören:

• vorgeschlagener LLC-Name;
• genehmigter LLC-Name;
• Gründungsstaat;
• Einreichungsdatum;
• Datum des Inkrafttretens;
• staatliche Dokumentennummer, Einreichungs-ID oder andere staatliche Referenznummer;
• EIN-Status;
• EIN, soweit bereitgestellt oder erhalten;
• Hauptgeschäftsadresse;
• Postadresse;
• Registered-Agent-Informationen;
• Geschäftsadressinformationen;
• Informationen zu Organizer, Mitglied, Manager, autorisierter Person oder Unterzeichner;
• Geschäftstätigkeit;
• NAICS-Code oder Tätigkeitscode, soweit verwendet;
• Unternehmensdokumente, Bescheinigungen, Beschlüsse, Operating Agreements, Zustimmungen, Autorisierungen, Einreichungen, Belege und zugehörige Aufzeichnungen.

Einige Gründungs- und Unternehmensdaten können öffentlich einsehbar werden, wenn sie bei staatlichen Behörden oder anderen offiziellen Einreichungssystemen eingereicht werden.

3.5 Daten zum Onboarding und zur Übertragung bestehender LLCs

Wenn du bereits eine U.S.-LLC hast und uns bittest, sie zu unterstützen, zu prüfen, zu übertragen oder zu onboarden, können wir Informationen und Dokumente über das bestehende Unternehmen erheben. Dazu können gehören:

• Articles of Organization, Bescheinigungen, staatliche Einreichungen, Annual Reports, Änderungen, Certificates of Status, Belege und staatliche Kontoreferenzen;
• aktueller Registered Agent, Registered Office, Hauptgeschäftssitz, Postadresse, Geschäftsadresse und Angaben zum Postdienst;
• EIN-Bestätigungsschreiben, IRS-Mitteilungen, 147C-Schreiben, Steueridentifikationsunterlagen oder andere Steuerreferenzdokumente, soweit bereitgestellt;
• frühere Kopien von Form 5472 / pro forma 1120, Einreichungsnachweise, Faxbestätigungen, Unterlagen professioneller Ersteller oder zugehörige Nachweise zum Steuerablauf, soweit bereitgestellt;
• frühere FBAR-Screening- oder Einreichungsnachweise, soweit bereitgestellt;
• Dokumente zu Eigentum, Berechtigung, Unterzeichnung, Übertragung, Rücktritt, Agentenwechsel oder Anbieterübergabe;
• offene Compliance-Themen, Informationen zu versäumten Fristen, Auflösungs- oder Wiederherstellungsunterlagen, Anbieterrechnungen und Verlängerungsstatus.

Wir können diese Informationen verwenden, um zu beurteilen, ob die bestehende LLC in unseren unterstützten Umfang fällt, um den Onboarding-Ablauf zu organisieren und um festzustellen, ob eine externe fachliche Prüfung erforderlich sein könnte.

3.6 Identitäts-, KYC-, Verifizierungs- und Risiko-Screening-Daten

Wir können Daten erheben, die zur Verifizierung von Identität, Berechtigung, Eigentümerschaft, Geschäftszweck und Service-Berechtigung erforderlich sind. Dazu können gehören:

• Reisepass, Personalausweis, Aufenthaltskarte, Führerschein oder ein ähnliches Identitätsdokument;
• Nummer des Identitätsdokuments;
• ausstellendes Land;
• Ausstellungs- und Ablaufdatum;
• Geburtsdatum;
• Nationalität oder Staatsangehörigkeit;
• das auf dem Identitätsdokument abgebildete Lichtbild;
• Nachweis der Wohnanschrift;
• Rechnung eines Versorgungsunternehmens, Kontoauszug, behördliches Schreiben oder ein ähnlicher Adressnachweis;
• Handelsregisterauszug, Certificate of Incorporation, Certificate of Good Standing, Satzung, Bylaws, Operating Agreement, Gesellschafterregister, Verzeichnis der Geschäftsführer, Incumbency Certificate, Eigentümerdiagramm, Vorstandsbeschluss, Vollmacht oder ein ähnliches Berechtigungsdokument;
• Informationen zur wirtschaftlichen Berechtigung;
• Ergebnisse von Sanktions-, Restricted-Party-, Betrugs-, Zahlungsrisiko- und Compliance-Screenings;
• Informationen zur Herkunft der Mittel oder zum Geschäftszweck, soweit vernünftigerweise erforderlich.

Wir erheben nicht absichtlich biometrische Daten zum Zweck deiner eindeutigen Identifizierung, es sei denn, dies wird in einem gesonderten Hinweis klar angegeben oder von einem Verifizierungsanbieter verlangt.

3.7 Steuer-, Compliance- und jährliche Fragebogendaten

Für die Unterstützung des ersten Compliance-Zyklus, jährliche Abläufe zur Compliance-Vorbereitung, die Unterstützung bestehender LLCs und das zugehörige Screening können wir Informationen wie die folgenden erheben:

• Steuerjahr und Einreichungsjahr;
• jährliches Compliance-Paketjahr, Verlängerungszyklus, Compliance-Kalender und Status der Fristenverfolgung;
• rechtlicher Name der LLC;
• EIN;
• Name und Adresse des Eigentümers;
• Land der Staatsangehörigkeit;
• Land des steuerlichen Wohnsitzes oder der Gründung;
• Kapitaleinlagen;
• Ausschüttungen;
• Zahlungen an Eigentümer;
• Transaktionen mit nahestehenden Personen;
• Darlehen, Erstattungen, Managementgebühren, Servicegebühren, Lizenzgebühren, Lizenzvereinbarungen, Verkäufe, Käufe, Mieten, Zinsen oder andere meldepflichtige Transfers;
• Geschäftstätigkeit;
• U.S.-Kunden;
• U.S.-Büro, Mitarbeiter, Auftragnehmer, Inventar, Lager, Arbeitstage oder andere U.S.-Aktivitäten;
• bundesstaatsspezifische Geschäftstätigkeit;
• Antworten zu Sales Tax, Lohnabrechnung, Lizenzierung oder Nexus-Screening;
• Informationen zum Form-5472- / pro-forma-1120-Ablauf;
• Antworten zum FBAR-Screening;
• Informationen zu ausländischen Finanzkonten, wenn FBAR-bezogene Unterstützung angefordert oder ausgelöst wird;
• Status einer CPA-Empfehlung oder fachlichen Übergabe;
• unterschriebene Formulare, Einreichungskopien, Belege, Einreichungsnachweise, Faxbestätigungen, Bestätigungsnummern, BSA-Kennungen und Compliance-Archivunterlagen.

Wir verwenden diese Informationen, um administrative und compliance-vorbereitende Abläufe zu unterstützen. Wir verwenden sie nicht, um personalisierte Steuerberatung zu erbringen, sofern dies nicht gesondert über eine qualifizierte Fachperson vereinbart wurde.

3.8 Zahlungs-, Abrechnungs-, Erstattungs- und Streitdaten

Zahlungen werden von unserem externen Zahlungsabwickler verarbeitet.

Wir können begrenzte zahlungsbezogene Informationen erhalten und speichern, etwa Zahlungsstatus, Art des Zahlungsmittels, die letzten vier Ziffern einer Zahlungskarte, soweit vom Abwickler bereitgestellt, Abrechnungsname, Abrechnungs-E-Mail, Rechnungsadresse, Rechnungen, Belege, Erstattungsstatus, Rückbuchungsunterlagen und Zahlungsstreitunterlagen.

Wir können außerdem Stornierungsgründe, Erstattungsberechnungen, Aufzeichnungen zum Arbeitsstand, Anbieterkostenunterlagen, Unterlagen zu nicht erstattungsfähigen Kosten, Verlängerungsunterlagen, Übergangs- oder Übergabeunterlagen, Streitnotizen, Kundenfreigaben, Kundenanweisungen sowie Nachweise aufbewahren, die zur Beantwortung von Erstattungsanfragen, Rückbuchungen, Beschwerden oder rechtlichen Ansprüchen erforderlich sind.

Wir speichern keine vollständigen Kartennummern oder vollständigen Kartenprüfnummern.

3.9 Adress-, Post- und Weiterleitungsdaten

Wenn du Registered-Agent-, Geschäftsadress-, Virtuelles-Büro-, Post-Scanning-, Postweiterleitungs-, Paketbearbeitungs- oder verwandte Dienste nutzt, können wir oder unsere Anbieter Folgendes verarbeiten:

• Antragsdaten für den Adressdienst;
• Name des Postempfängers;
• Weiterleitungsadresse;
• Absenderinformationen;
• Umschlaginformationen;
• Sendungsnummern;
• gescannte Postbilder;
• Postinhalte, soweit Scannen oder Öffnen angefordert, autorisiert oder erforderlich ist;
• Weiterleitungsanweisungen;
• Aufzeichnungen zu Porto, Kurier, Lagerung, Entsorgung und Zustellung;
• USPS Form 1583 oder ähnliche Autorisierungsdokumente, soweit zutreffend;
• Verifizierungsunterlagen des Anbieters;
• Aufzeichnungen zur Adressformatierung;
• Aufzeichnungen zu Paketannahme, -verweigerung, -rücksendung, -weiterleitung, -lagerung oder -entsorgung;
• Anbieterkommunikationsunterlagen und Verlauf der Postbearbeitung.

Post- und Adressdienste können gesonderten Anbieterbedingungen und gesetzlichen Anforderungen unterliegen.

3.10 Technische, Sicherheits-, Nutzungs- und Audit-Daten

Wir können IP-Adresse, Browsertyp, Gerätetyp, Betriebssystem, verweisende Seite, besuchte Seiten, Uhrzeit und Datum des Zugriffs, Anmeldeversuche, Sitzungskennungen, Cookie-Kennungen, Sicherheitsprotokolle, Fehlerprotokolle, Audit-Protokolle, Ablauf-Zeitstempel, Dashboard-Aktionen, Metadaten hochgeladener Dokumente, E-Mail-Freigaben, Dashboard-Freigaben, Aufzeichnungen digitaler Signaturen, Einreichungs-Zeitstempel und im Dashboard vorgenommene Aktionen erheben.

Wir verwenden diese Daten, um die Website, Plattform, Abläufe und den Service zu betreiben, zu sichern, zu debuggen, zu auditieren, nachzuweisen und zu verbessern.

4. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden essenzielle Cookies und ähnliche Technologien, die zum Betrieb der Website und Plattform erforderlich sind. Dazu können gehören:

• Sitzungs-Cookies;
• Login-Cookies;
• Sicherheits-Cookies;
• CSRF-Schutz-Cookies;
• Cookies für die Sprachpräferenz;
• Cookies für Einwilligungspräferenzen (das Cookie usll_consent speichert deine Analytics-Entscheidung für 12 Monate, für usllclight.com und alle Subdomains);
• Empfehlungs-Cookies (das Cookie usll_discount speichert einen Empfehlungs-Rabattcode für 90 Tage, damit dein Rabatt im Checkout angewendet wird);
• First-Party-Attributions-Cookies (das Cookie usll_acq speichert für 90 Tage, über welchen Anzeigen- oder Kampagnenlink du zuerst auf unsere Website gekommen bist sowie den letzten bezahlten Anzeigenklick — einschließlich Google-Klick-IDs und UTM-Parametern aus dem angeklickten Link — als Teil unserer geschäftlichen Aufzeichnungen zur Herkunft einer Bestellung; diese Daten verbleiben bei uns und werden niemals an Google oder andere Werbeplattformen weitergegeben).

4.1 Optionale Analyse (Google Analytics 4)

Mit deiner Einwilligung, wo diese erforderlich ist, nutzen wir Google Analytics 4, einen Web-Analyse-Dienst der Google Ireland Limited (Irland) mit der Google LLC (USA) als Unterauftragsverarbeiter, um zu verstehen, wie Besucher unsere öffentliche Website nutzen — und, sobald wir Suchanzeigen schalten, um zu messen, welche unserer Anzeigen zu Anmeldungen führen. Google Signals und personalisierte Werbung nutzen wir nicht: Das Einwilligungssignal für Werbepersonalisierung ist in unserer Integration dauerhaft auf „denied“ gesetzt.

• Besuchst du uns aus dem EWR oder dem Vereinigten Königreich, bleibt Google Analytics aus, solange du es nicht über das Cookie-Banner erlaubst (Rechtsgrundlage: Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Außerhalb dieser Länder läuft Google Analytics auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Website und der Messung unserer Werbung; du kannst jederzeit widersprechen.
• Ist Google Analytics aktiv, setzt es First-Party-Cookies mit dem Präfix _ga (_ga und _ga_*, jeweils bis zu 24 Monate).
• Dieselbe Messung umfasst auch die Checkout-Abschlussseite auf unserer App-Subdomain (app.usllclight.com), auf der abgeschlossene Käufe erfasst werden. Deine Entscheidung aus dem Cookie-Banner gilt auch dort.
• Google Analytics 4 protokolliert und speichert keine IP-Adressen; bei Besuchern aus der EU werden IP-Daten über EU-Server erhoben und vor der Protokollierung verworfen.
• Übermittlungen an die Google LLC in den USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln.
• Du kannst deine Entscheidung jederzeit über den Link „Cookie Optionen“ im Footer ändern oder widerrufen.

4.2 Live-Chat (Chatwoot)

Unsere Website und das Kunden-Dashboard bieten einen Live-Chat von Chatwoot Inc. (USA; gehostet auf AWS) als unserem Auftragsverarbeiter. Der Chat lädt erst, wenn du ihn öffnest — bevor du auf den Chat-Button klickst, laufen keine Chatwoot-Skripte und es werden keine Chat-Cookies gesetzt.

• Verarbeitete Daten: deine Chat-Nachrichten, von dir angegebene Kontaktdaten (etwa E-Mail und Name), die Seite, auf der du den Chat geöffnet hast, sowie technische Metadaten.
• Bei eingeloggten Kunden wird deine Konto-Identität (Name, E-Mail, Konto-ID) übermittelt, damit unser Team weiß, mit wem es spricht.
• Öffnest du den Chat, setzt Chatwoot First-Party-Cookies (cw_conversation, bei eingeloggten Kunden zusätzlich cw_user_*), um deine Unterhaltung zusammenzuhalten.
• Rechtsgrundlage: Erfüllung des von dir ausdrücklich angeforderten Dienstes durch das Öffnen des Chats (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Chat-Unterhaltungen werden für einen begrenzten Zeitraum gespeichert (derzeit 30 Tage in unserem Chat-Tarif) zuzüglich unserer Support-Unterlagen.
• Bitte teile keine Ausweise, Steuerformulare oder Bankdaten im Chat — nutze dafür den sicheren Dokumenten-Upload in deinem Dashboard.

4.3 Terminbuchung (Calendly)

Wenn du einen Anruf mit uns anfragst, nutzen wir Calendly, Inc. (USA) als Auftragsverarbeiter, damit du dir einen Termin für den Anruf aussuchen kannst.

• Verarbeitete Daten: dein Name, deine E-Mail-Adresse und die optionale Frage, die du in unserem Formular zur Terminanfrage angibst, sowie die Seite, von der aus du die Anfrage abgeschickt hast; sofern vorhanden, werden die oben beschriebenen Akquisitionsdaten aus dem Cookie usll_acq zusammen mit deiner Anfrage gespeichert.
• Buchst du anschließend einen Termin, werden die dabei angegebenen Buchungsdaten (etwa deine gewählte Uhrzeit und alle Angaben, die Calendlys eigene Buchungsseite abfragt) direkt auf der Seite von Calendly eingegeben und unterliegen der eigenen Datenschutzerklärung von Calendly.
• Rechtsgrundlage: Erfüllung des von dir ausdrücklich angeforderten Anrufs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Wir bewahren Daten zur Terminanfrage so lange auf, wie es zur Planung, Nachverfolgung und Dokumentation des Anrufs erforderlich ist, zuzüglich unserer Support-Unterlagen.

Wir verwenden keine Werbe-Cookies. Andere Tracking-Cookies von Drittanbietern setzen wir nur ein, wenn diese Datenschutzerklärung und die Cookie-Einstellungen zuvor aktualisiert werden.

5. Wie wir personenbezogene Daten erheben

Wir erheben personenbezogene Daten:

• direkt von dir, wenn du Informationen eingibst, Dokumente hochlädst, Formulare ausfüllst, Fragebögen beantwortest, Dokumente unterschreibst, Abläufe freigibst oder uns kontaktierst;
• automatisch über Website-, Dashboard-, Server-, Sicherheits-, Audit- und Cookie-Technologien;
• von Zahlungsabwicklern, wenn du für Leistungen zahlst, Leistungen verlängerst, Erstattungen anforderst oder Zahlungen anfichtst;
• von Registered Agents, Adressanbietern, Postdienstleistern, Gründungspartnern, Einreichungsdienstleistern, Identitätsverifizierungsanbietern, E-Signatur-Anbietern, Steuerablauf-Anbietern oder anderen an der Erbringung des Service beteiligten Dienstleistern;
• von deinem früheren oder aktuellen Registered Agent, Einreichungsdienstleister, Adressanbieter, Postdienstleister, Buchhalter, CPA, Anwalt oder anderen Dienstleister, wenn du ein Onboarding, eine Übertragung, Empfehlung oder Übergabe einer bestehenden LLC anforderst oder autorisierst;
• von staatlichen Registern, Behördenportalen, öffentlichen Registern, offiziellen Einreichungssystemen, IRS-Systemen, FinCEN-Systemen oder anderen offiziellen Quellen;
• von fachlichen Beratern, CPAs, Buchhaltern, Anwälten oder anderen Spezialisten, wenn du eine Empfehlung oder Übergabe anforderst oder autorisierst.

6. Warum wir personenbezogene Daten verwenden

Wir verwenden personenbezogene Daten zu den folgenden Zwecken.

6.1 Zur Erbringung des Service

Dazu gehören das Erstellen und Verwalten deines Kontos, die Bearbeitung von Bestellungen, die Durchführung von Datenerfassung und Onboarding, die Prüfung der Service-Berechtigung, die Vorbereitung von Gründungsinformationen, das Onboarding bestehender LLCs, die Koordination von Registered-Agent-, Adress- oder Postdiensten, die Vorbereitung von Unternehmensdokumenten, die Unterstützung von EIN-Abläufen, das Erstellen von Dokumenten-Checklisten, die Verwaltung der digitalen Signatur, die Vorbereitung von staatlichen Annual-Report-Abläufen, die Vorbereitung von Form-5472- / pro-forma-1120-Abläufen auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Daten, die Durchführung von FBAR-Screenings, die Pflege von Compliance-Kalendern, die Nachverfolgung von Verlängerungen, die Speicherung von Dokumenten, die Bereitstellung des Dashboard-Zugangs und die Kommunikation mit dir über deinen Service.

6.2 Zur Verifizierung von Identität, Berechtigung und Eignung

Dazu gehören die Verifizierung deiner Identität, die Verifizierung des Adressnachweises, die Verifizierung der Eigentümerschaft oder Berechtigung des Unternehmens, die Prüfung, ob du berechtigt bist, für einen Unternehmenseigentümer oder eine bestehende LLC zu handeln, das Screening auf Sanktionen, eingeschränkte Rechtsordnungen, Betrugsrisiko, Zahlungsrisiko, Missbrauch oder verbotene Aktivitäten sowie die Feststellung, ob dein Fall in unseren unterstützten Umfang fällt.

6.3 Zum Vorbereiten, Koordinieren und Einreichen von Einreichungen

Soweit im Service enthalten und von dir autorisiert, können wir personenbezogene Daten verwenden, um Einreichungen, Dokumente, Formulare, Anträge, Autorisierungen oder unterstützende Materialien bei staatlichen Behörden, der IRS, FinCEN, Registered Agents, Adressanbietern, Postdienstleistern, Banken, Zahlungsabwicklern, E-Signatur-Anbietern, fachlichen Beratern oder anderen relevanten Parteien vorzubereiten, zu koordinieren oder einzureichen.

6.4 Zur Verwaltung von Verlängerungen, Stornierungen, Erstattungen, Übergängen und Streitigkeiten

Wir können personenbezogene Daten verwenden, um jährliche Verlängerungen, Verlängerungserinnerungen, Stornierungsanfragen, Erstattungsanfragen, Prüfungen des Arbeitsstands, Anbieterkostenberechnungen, Anbieterwechsel, Übergabeanfragen, Beschwerden, Rückbuchungen, Streitigkeiten und rechtliche Ansprüche zu verwalten.

6.5 Zur Einhaltung von Gesetzen und zum Schutz des Service

Wir können personenbezogene Daten verwenden, um rechtliche, regulatorische, steuerliche, buchhalterische, sanktionsbezogene, betrugspräventive, verbraucherschutzbezogene, zahlungsbezogene, anbieterbezogene und aufzeichnungsbezogene Pflichten zu erfüllen.

Wir können personenbezogene Daten außerdem verwenden, um auf rechtmäßige Anfragen zu reagieren, Nachweise über Einreichungen und Freigaben zu führen, unsere Nutzungsbedingungen (AGB) durchzusetzen, Streitigkeiten zu bearbeiten, Erstattungen und Rückbuchungen zu verwalten, unsere Systeme zu schützen und Betrug, Missbrauch, Geldwäsche, Sanktionsumgehung oder andere verbotene Aktivitäten zu verhindern.

6.6 Zur Verbesserung und Verwaltung unseres Geschäfts

Wir können personenbezogene Daten verwenden, um unsere Website, Plattform, Abläufe, Formulare, Checklisten, unseren Support-Prozess, Betrugspräventionsprozess, unsere Compliance-Abläufe und unser Service-Design zu verbessern.

Wo praktikabel, verwenden wir für diese Zwecke aggregierte, anonymisierte oder minimierte Daten.

6.7 Zur Kommunikation mit dir

Wir können Onboarding-Nachrichten, Kontonachrichten, Service-Updates, Dokumentenanfragen, Zahlungserinnerungen, Verlängerungserinnerungen, jährliche Compliance-Erinnerungen, Signaturanfragen, Anbieteranfragen, Support-Antworten, Sicherheitshinweise, rechtliche Hinweise und Richtlinienaktualisierungen senden.

Marketing-E-Mails senden wir nur, soweit gesetzlich zulässig. Du kannst dich von Marketing-E-Mails abmelden, erhältst aber möglicherweise weiterhin Service-, Konto-, Compliance-, Abrechnungs-, Sicherheits-, Anbieter- und rechtliche Hinweise.

7. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

Soweit die DSGVO, die UK-DSGVO oder ähnliche Gesetze gelten, stützen wir uns auf die folgenden Rechtsgrundlagen.

7.1 Vertrag

Wir verarbeiten Daten, soweit dies zur Anbahnung oder Erfüllung unseres Vertrags mit dir erforderlich ist. Dazu gehören Kontoerstellung, Bestellungen, Gründungsabläufe, Registered-Agent-Koordination, Adresseinrichtung, Dokumentenvorbereitung, Onboarding bestehender LLCs, jährliche Compliance-Abläufe, Verlängerungen, Support, Abrechnung, Stornierungen und Servicekommunikation.

7.2 Rechtliche Verpflichtung

Wir verarbeiten Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, einschließlich Pflichten zu Aufzeichnungen, Steuern, Buchhaltung, Sanktionen, Betrugsprävention, Zahlungen, Verbraucherschutz, behördlichen Anfragen und der Bearbeitung von Streitigkeiten.

7.3 Berechtigte Interessen

Wir verarbeiten Daten, soweit dies für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist, sofern diese Interessen nicht von deinen Rechten und Freiheiten überwogen werden.

Zu diesen Interessen gehören der Betrieb und die Verbesserung des Service, die Verhinderung von Betrug und Missbrauch, die Sicherung der Website und Plattform, die Verifizierung von Berechtigung und Befugnis, die Führung von Geschäftsunterlagen, die Verwaltung von Anbieterbeziehungen, die Bearbeitung von Erstattungen und Streitigkeiten, die Durchsetzung unserer Nutzungsbedingungen (AGB) und die Abwehr rechtlicher Ansprüche.

7.4 Einwilligung

Wir stützen uns auf eine Einwilligung, soweit dies gesetzlich erforderlich ist, zum Beispiel für bestimmte optionale Cookies, Marketing-E-Mails, optionale Empfehlungen, Anrufaufzeichnungen, soweit erforderlich, oder bestimmte Autorisierungen.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt ist, und betrifft möglicherweise nicht die Verarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage.

7.5 Rechtliche Ansprüche und compliance-bezogene Verarbeitung

Wenn sensible oder risikoreichere Daten beiläufig verarbeitet werden, stützen wir uns auf die nach dem einschlägigen Recht verfügbare anwendbare Rechtsgrundlage und Bedingung, etwa rechtliche Ansprüche, Compliance-Pflichten, erhebliches öffentliches Interesse oder eine ausdrückliche Einwilligung, soweit erforderlich.

8. Sensible Daten und besondere Datenkategorien

Wir fordern nicht absichtlich sensible Daten oder besondere Datenkategorien an, es sei denn, dies ist vernünftigerweise für Verifizierungs-, Compliance-, rechtliche, Sicherheits-, Anbieter-, Einreichungs- oder Servicebereitstellungszwecke erforderlich.

Identitätsdokumente, Adressnachweise, Informationen zum steuerlichen Wohnsitz, Informationen zur Staatsangehörigkeit, Informationen zu ausländischen Banken, Ergebnisse von Sanktions-Screenings und Compliance-Dateien können Informationen offenbaren, die in einigen Rechtsordnungen als sensibel oder risikoreicher gelten könnten.

Wir verwenden sensible oder risikoreichere Daten nur, soweit dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke vernünftigerweise erforderlich ist und vorbehaltlich des anwendbaren Rechts.

Bitte sende uns keine unnötigen sensiblen Daten, etwa Gesundheitsinformationen, religiöse Überzeugungen, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Informationen zum Vorstrafenregister oder Informationen zur sexuellen Orientierung, es sei denn, wir fordern sie ausdrücklich an und sie sind für einen rechtmäßigen Zweck erforderlich.

9. Mit wem wir personenbezogene Daten teilen

Wir teilen personenbezogene Daten nur, soweit dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke vernünftigerweise erforderlich ist.

9.1 Dienstleister

Wir können Daten mit Hosting-Anbietern, Datenbank- und Speicheranbietern, E-Mail-Zustellungsanbietern, Zahlungsabwicklern, Identitätsverifizierungsanbietern, Sanktions- Screening- und Betrugspräventionsanbietern, E-Signatur-Anbietern, Dokumentenerstellungsanbietern, Kundensupport-Tools, Analyse-Anbietern (falls eingeführt), Sicherheitsanbietern, Backup-Anbietern, Logging-Anbietern, Monitoring-Anbietern, Workflow-Anbietern und professionellen Dienstleistern teilen.

Wir nutzen Hosting-, Cloud-Infrastruktur-, Datenbank-, Sicherheits-, Backup- und IT-Dienstleister, um unsere Website, Plattform, Formulare, Dashboards, Dokumentenabläufe und verwandte Leistungen zu betreiben, zu sichern, zu warten und zu verbessern.

9.2 Gründungs-, Registered-Agent-, Adress- und Postanbieter

Wir können relevante Daten mit Registered Agents, Gründungspartnern, staatlichen Einreichungsdienstleistern, Geschäftsadressanbietern, Anbietern virtueller Büros, Post-Scanning- und Weiterleitungsanbietern, Postdienstleistern, Kurierdiensten, mit USPS Form 1583 befassten Anbietern, Compliance-Teams der Anbieter und Account-Management-Teams der Anbieter teilen.

9.3 Behörden und offizielle Einreichungssysteme

Wir können Daten mit staatlichen Behörden, Secretaries of State oder gleichwertigen Einreichungsstellen, der IRS, FinCEN (soweit zutreffend), Steuerbehörden, Gerichten, Regulierungsbehörden, Strafverfolgungsbehörden oder anderen Behörden teilen, soweit dies gesetzlich erforderlich oder zulässig ist oder im Rahmen des Service autorisiert wurde.

9.4 Fachliche Berater und Empfehlungen

Wenn dein Fall eine fachliche Prüfung zu erfordern scheint oder du eine Empfehlung oder Übergabe anforderst, können wir relevante Informationen mit einem CPA, Buchhalter, Anwalt, Steuerberater, Registered Agent, Banking-Spezialisten oder einer anderen Fachperson teilen.

Für deren Leistungen gelten die eigene Datenschutzerklärung, die Mandatsbedingungen und die Vertraulichkeitspflichten des fachlichen Beraters.

9.5 Vertraulichkeit der Anbieter und Nutzungsbeschränkungen

Wenn wir Dienstleister einsetzen, um Funktionen für uns zu erbringen, erwarten wir, dass sie personenbezogene Daten nur für die Leistungen verarbeiten, die sie uns oder dir gegenüber erbringen, vorbehaltlich ihrer eigenen Bedingungen, Datenschutzrichtlinien, rechtlichen Pflichten und anwendbaren Datenverarbeitungsvereinbarungen.

Behörden, Banken, Zahlungsabwickler, Registered Agents, Postdienstleister und fachliche Berater können zudem eigenständige rechtliche Pflichten haben und Daten nach ihren eigenen Regeln verarbeiten.

9.6 Unternehmensübertragungen

Wenn wir unser Geschäft ganz oder teilweise verkaufen, fusionieren, reorganisieren, finanzieren, übertragen oder umstrukturieren, können personenbezogene Daten an potenzielle oder tatsächliche Käufer, Investoren, Kreditgeber, Berater oder Nachfolgeeinheiten offengelegt werden, vorbehaltlich angemessener Vertraulichkeits- und rechtlicher Schutzmaßnahmen.

9.7 Rechtlicher Schutz und Durchsetzung

Wir können Daten teilen, soweit dies erforderlich ist, um unsere Nutzungsbedingungen (AGB) durchzusetzen, auf Ansprüche zu reagieren, auf Rückbuchungen zu reagieren, Vorladungen oder Gerichtsbeschlüssen nachzukommen, auf Anfragen von Regulierungs- oder Strafverfolgungsbehörden zu reagieren, unsere Rechte zu schützen, Nutzer zu schützen, Anbieter zu schützen, unser Geschäft zu schützen, unsere Systeme zu schützen oder Betrug, Sanktionsumgehung, Geldwäsche, Missbrauch oder illegale Aktivitäten zu verhindern.

10. Öffentliche Einreichungen und öffentliche Register

Einige Informationen, die im Rahmen der LLC-Gründung, von Annual Reports, Änderungen, Registered-Agent-Einreichungen, Geschäftsadress-Einreichungen, Steuerformularen, FinCEN-Formularen, Gerichtseinreichungen oder anderen behördlichen Einreichungen übermittelt werden, können öffentlich einsehbar werden oder für Behörden zugänglich sein. Dazu können gehören:

• LLC-Name;
• staatliche Dokumentennummer;
• Einreichungsdatum;
• Hauptgeschäftsadresse;
• Postadresse;
• Name und Adresse des Registered Agent;
• Informationen zu Manager, Mitglied, autorisierter Person, Organizer oder Unterzeichner;
• E-Mail-Adresse oder Kontaktinformationen, soweit vom Einreichungssystem verlangt;
• andere von der zuständigen Behörde geforderte Informationen.

Wir können dir helfen, datenschutzbewusste Optionen innerhalb unseres unterstützten Ablaufs zu nutzen, aber wir garantieren keine Anonymität, keine nicht-öffentliche Behandlung, keine Entfernung aus öffentlichen Registern und keine Unterdrückung durch Suchmaschinen, Register, Datenhändler oder Websites Dritter.

Bevor du eine Einreichung freigibst oder unterschreibst, solltest du prüfen, welche Informationen übermittelt werden.

11. Internationale Datenübermittlungen

Wir haben unseren Sitz in den Vereinigten Staaten. Wenn du dich außerhalb der Vereinigten Staaten befindest, können deine personenbezogenen Daten in die Vereinigten Staaten und andere Länder, in denen wir oder unsere Dienstleister tätig sind, übermittelt, dort gespeichert, von dort abgerufen oder dort verarbeitet werden.

Diese Länder können Datenschutzgesetze haben, die sich von denen in deinem Land unterscheiden.

Soweit die DSGVO, die UK-DSGVO, das Schweizer Datenschutzrecht oder ähnliche Übermittlungsregeln gelten, verwenden wir geeignete Garantien, soweit erforderlich. Dazu können gehören:

• Standardvertragsklauseln;
• das UK International Data Transfer Agreement oder das UK-Addendum, soweit zutreffend;
• Angemessenheitsbeschlüsse, soweit zutreffend;
• das EU-U.S. Data Privacy Framework, die UK Extension oder das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, sofern der Empfänger zertifiziert ist und das Framework anwendbar ist;
• vertragliche, technische und organisatorische Garantien;
• einen anderen nach anwendbarem Recht zulässigen Übermittlungsmechanismus.

12. Wie lange wir personenbezogene Daten aufbewahren

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke vernünftigerweise erforderlich ist, sofern nicht ein längerer Zeitraum gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist.

Typische Aufbewahrungsfristen umfassen:

• Kontodaten: solange dein Konto aktiv ist und für einen angemessenen Zeitraum nach Schließung;
• Bestell-, Abrechnungs-, Rechnungs-, Zahlungs-, Erstattungs-, Rückbuchungs- und Streitunterlagen: in der Regel bis zu 7 Jahre oder länger, soweit dies nach Steuer-, Buchhaltungs-, Zahlungs-, Anbieter- oder Rechtsvorschriften erforderlich ist;
• Gründungs-, Bestehende-LLC-Onboarding-, Unternehmens-, Autorisierungs-, Einreichungs-, Anbieterwechsel- und Compliance-Unterlagen: in der Regel bis zu 7 Jahre nach Ende der jeweiligen Leistung, des Einreichungsjahres oder der Kundenbeziehung, oder länger, soweit dies für rechtliche, steuerliche, Compliance-, Audit-, Streit- oder Beweiszwecke erforderlich ist;
• KYC- und Identitätsverifizierungsunterlagen: so lange, wie es für Verifizierungs-, Compliance-, Betrugspräventions-, rechtliche, Anbieter- oder Streitzwecke erforderlich ist, und in der Regel bis zu 7 Jahre nach Ende der Kundenbeziehung, sofern kein anderer Zeitraum erforderlich oder gerechtfertigt ist;
• Steuerablauf-, Form-5472- / pro-forma-1120-, FBAR-Screening-, jährliche Compliance-, Einreichungsnachweis- und Compliance-Archivunterlagen: in der Regel bis zu 7 Jahre nach dem jeweiligen Steuer- oder Compliance-Jahr, oder länger, soweit dies zur Behandlung von Strafen, behördlichen Rückfragen, Streitigkeiten oder rechtlichen Pflichten erforderlich ist;
• Support-Kommunikation, Anbieterkommunikation, Freigaben, Anweisungen und Übergabeunterlagen: so lange, wie es zur Bearbeitung deiner Anfrage und zur Führung von Serviceunterlagen erforderlich ist;
• technische Protokolle und Audit-Protokolle: in der Regel für einen kürzeren Zeitraum, sofern sie nicht für Sicherheit, Betrugsprävention, Debugging, Untersuchungen, rechtliche Ansprüche oder Compliance benötigt werden.

Einige Unterlagen müssen möglicherweise nach Stornierung, Kontoschließung, Erstattung, Anbieterwechsel oder Servicebeendigung aufbewahrt werden, insbesondere wenn sie sich auf Einreichungen, Autorisierungen, Steuerabläufe, KYC, Betrugsprävention, Anbieterpflichten, Streitigkeiten, Rückbuchungen oder rechtliche Ansprüche beziehen.

Wir können Daten anonymisieren, anstatt sie zu löschen, soweit dies rechtmäßig und angemessen ist.

13. Sicherheit

Wir verwenden technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Schutz personenbezogener Daten dienen.

Dazu können Verschlüsselung bei der Übertragung, Passwort-Hashing, Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Audit-Protokolle, sicheres Hosting, Backups, Anbieter-Due-Diligence, Beschränkungen des Mitarbeiterzugriffs, interne Vertraulichkeitsanforderungen, Sicherheitsüberwachung und Datenminimierung, wo praktikabel, gehören.

Keine Website, Plattform, kein E-Mail-System, Speichersystem oder Übertragungsweg ist vollständig sicher. Du bist dafür verantwortlich, deine Zugangsdaten sicher zu halten und beim Versenden sensibler Dokumente sichere Kanäle zu verwenden.

14. Deine Datenschutzrechte und der Anfrageprozess

Je nach deinem Standort hast du möglicherweise das Recht:

• auf deine personenbezogenen Daten zuzugreifen;
• unrichtige oder unvollständige Daten zu berichtigen;
• die Löschung zu verlangen;
• die Verarbeitung einzuschränken;
• der Verarbeitung zu widersprechen;
• die Datenübertragbarkeit zu verlangen;
• eine Einwilligung zu widerrufen;
• Direktmarketing zu widersprechen;
• Informationen über internationale Übermittlungen anzufordern;
• dich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren.

Diese Rechte können gesetzlichen Grenzen unterliegen. Beispielsweise müssen wir bestimmte Unterlagen möglicherweise für rechtliche, steuerliche, buchhalterische, betrugspräventive, einreichungsbezogene, anbieterbezogene, Compliance-, Streit-, Rückbuchungs- oder Beweiszwecke aufbewahren.

Um deine Rechte auszuüben, kontaktiere [email protected].

Wir müssen möglicherweise deine Identität verifizieren, bevor wir antworten. Wenn eine bevollmächtigte Person für dich handelt, können wir eine schriftliche Vollmacht, eine Vollmachtsurkunde, einen Berechtigungsnachweis oder andere Informationen anfordern, die erforderlich sind, um die Gültigkeit der Anfrage zu bestätigen.

Wenn wir eine Anfrage nicht vollständig erfüllen können, erläutern wir den Grund, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben und soweit dies rechtmäßig und sicher ist.

15. DSGVO, UK-DSGVO und unsere internationale Position

US LLC Light ist ein in den USA ansässiger Service, der international angeboten und in USD bepreist wird.

Wir unterhalten derzeit keine Niederlassung in der EU/im EWR oder im Vereinigten Königreich. Zum jetzigen Zeitpunkt haben wir keinen Datenschutzvertreter für die EU/den EWR oder das Vereinigte Königreich benannt. Dies beruht auf unserer aktuellen Einschätzung unserer Service-Positionierung, unseres Kundenstamms, unserer Verarbeitungstätigkeiten und der anwendbaren rechtlichen Anforderungen.

Wir überprüfen diese Position laufend, während sich unser Geschäft, unser Kundenstamm, unsere Marketingaktivitäten und unsere Verarbeitungstätigkeiten weiterentwickeln.

Wenn du dich in der EU/im EWR, im Vereinigten Königreich, in der Schweiz oder in einer anderen Rechtsordnung mit Datenschutzrechten befindest, kannst du uns mit jeder Datenschutzfrage, -anfrage oder -sorge direkt unter [email protected] kontaktieren.

16. Datenschutzrechte in Kalifornien und anderen U.S.-Bundesstaaten

Wir sind ein U.S.-Unternehmen, und einige Datenschutzgesetze von U.S.-Bundesstaaten können je nach deinem Standort und unseren rechtlichen Schwellenwerten anwendbar sein.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

Wir geben personenbezogene Daten nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung oder gezielte Werbung weiter, es sei denn, wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung und stellen einen etwaig erforderlichen Opt-out-Mechanismus bereit.

Wenn ein Datenschutzgesetz eines U.S.-Bundesstaates auf dich anwendbar ist, hast du möglicherweise das Recht, auf Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen, zu löschen, zu übertragen, bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen, bestimmte Verwendungen sensibler Daten zu beschränken oder gegen eine Datenschutzentscheidung Einspruch einzulegen. Um solche Rechte auszuüben, kontaktiere [email protected].

17. Kinder

Unsere Website und Leistungen richten sich an Erwachsene, die ein Unternehmen gründen oder verwalten.

Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern oder Minderjährigen. Wenn du glaubst, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktiere [email protected].

18. Websites und Dienste Dritter

Unsere Website oder unser Dashboard kann auf Websites, Portale, Anbieter, Banken, Zahlungsabwickler, Behördenwebsites, Registered Agents, Adressanbieter, Postdienstleister, Steuerfachleute oder andere Dienste Dritter verlinken.

Für deren Verarbeitung gelten ihre Datenschutzrichtlinien und Bedingungen. Wir sind nicht für die Datenschutzpraktiken Dritter verantwortlich.

19. Automatisierte Tools und Screening

Wir können automatisierte Tools einsetzen, um Betrugsprävention, Sanktions-Screening, Restricted-Party-Screening, Risikoprüfungen, Sicherheitsüberwachung, Zahlungsrisikoprüfung oder die Prüfung der Service-Berechtigung zu unterstützen.

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen entfaltet, ohne angemessene menschliche Beteiligung, es sei denn, dies ist gesetzlich zulässig und wird, wo erforderlich, offengelegt.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren.

Wenn wir sie aktualisieren, ändern wir das oben angegebene Stand-Datum. Bei wesentlichen Änderungen können wir einen zusätzlichen Hinweis geben, etwa per E-Mail, Dashboard-Hinweis oder Website-Hinweis.

21. Kontakt

Bei Datenschutzfragen, Datenanfragen oder Beschwerden kontaktiere: